מחלקת סורסינג וניהול תהליכי יבוא במיקור חוץ לחברות וארגונים

מצאתם ספק בעליבאבא, סגרתם מחיר, אישרתם את המוצר והייצור עומד להסתיים. בנקודה הזאת קל לחשוב שהחלק המורכב בעסקה כבר מאחוריכם, אבל דווקא עכשיו מתחיל אחד השלבים החשובים ביותר בכל תהליך של יבוא מסחרי מסין: הזמנת השילוח הבינלאומי.

טעות בכתובת האיסוף, נתוני אריזה לא מדויקים, מסמך חסר או בחירת שיטת שילוח שאינה מתאימה למטען יכולים לשנות את עלות העסקה ולעכב את הגעת הסחורה לישראל. לכן לפני שאתם מאשרים לספק לשחרר את המטען, כדאי לעצור ולעבור על צ׳קליסט מסודר.

המטרה היא לא רק לוודא שהסחורה יכולה לצאת מסין. צריך לוודא מראש שיש לכם את המידע הדרוש כדי להעביר אותה מסין לישראל, לשחרר אותה מהמכס ולהוביל אותה ליעד הסופי בלי לגלות באמצע הדרך הוצאות ובעיות שניתן היה לזהות מראש.

האם הסחורה באמת מוכנה לשילוח?

הודעה מהספק שההזמנה "Ready" אינה בהכרח מספיקה. לפני שמזמינים איסוף, ודאו שהייצור של כל הכמות הסתיים, שהמוצרים נארזו ושהספק יכול למסור נתונים סופיים על המטען.

אם הזמנתם 2,000 יחידות, למשל, חשוב לוודא שכל הכמות מוכנה ולא רק חלק ממנה. משלוח חלקי שלא תוכנן מראש עלול ליצור עלויות שילוח נוספות ולסבך את ניהול המלאי.

זה גם הזמן לוודא שכל ההתאמות שסיכמתם עליהן אכן בוצעו: צבעים, מידות, לוגו, אריזה, מדבקות, אביזרים וכל פרט אחר שהוגדר בהזמנה.

קבלו את נתוני האריזה הסופיים

אחד הדברים הראשונים שחברת שילוח תבקש מכם הוא מידע על המטען. בלי הנתונים האלה קשה לקבל הצעת מחיר מדויקת.

בקשו מהספק את מספר הקרטונים, מידות כל קרטון, משקל ברוטו, משקל נטו והנפח הכולל של המטען ב-CBM. אם יש מספר סוגים של קרטונים, כדאי לקבל פירוט נפרד לכל סוג.

אל תסתפקו בנתונים משוערים שנמסרו בתחילת המשא ומתן. לאחר סיום האריזה הנתונים יכולים להשתנות, ולעיתים השינוי בנפח משפיע בצורה משמעותית על מחיר השילוח.

הנקודה הזאת חשובה במיוחד במוצרים גדולים וקלים. בשילוח בינלאומי לא תמיד המשקל הפיזי הוא הנתון המרכזי, ולכן אריזה שתופסת נפח גדול יכולה לייקר מאוד את ההובלה.

ודאו שיש לכם כתובת איסוף מלאה בסין

חברת השילוח צריכה לדעת מאיפה בדיוק לאסוף את הסחורה. בקשו מהספק כתובת מלאה באנגלית, שם החברה, שם איש קשר, מספר טלפון ושעות שבהן ניתן לבצע איסוף.

למיקום המפעל בתוך סין יש משמעות כלכלית. שני ספקים יכולים להציע אותו מוצר באותו מחיר, אבל אם אחד נמצא קרוב לנמל והשני נמצא מאות קילומטרים ממנו, עלות ההובלה הפנימית יכולה להיות שונה.

כאשר עובדים עם מספר ספקים, חשוב לבדוק גם את המרחק ביניהם ואת האפשרות להעביר את כל הסחורה למחסן מרכזי לצורך איחוד משלוחים.

בדקו שוב את תנאי המכר מול הספק

לפני הזמנת השילוח אתם צריכים לדעת באיזה שלב האחריות עוברת מהספק אליכם. כאן נכנסים לתמונה תנאי המכר הבינלאומיים כמו EXW ו-FOB.

בעסקת EXW, לדוגמה, נדרשת בדרך כלל מעורבות שלכם או של המשלח כבר משלב האיסוף מהמפעל. בעסקת FOB הספק אחראי על שלבים נוספים עד למסירת המטען בהתאם לתנאים שסוכמו.

אל תניחו שמחיר שהספק נתן "כולל משלוח". בקשו לדעת במדויק מה כלול, עד איזו נקודה ומי משלם על כל שלב. אותה הזמנה יכולה להיראות זולה יותר רק משום שחלק מהוצאות הלוגיסטיקה עדיין לא מופיעות בהצעה.

בדקו את ה-Commercial Invoice

לפני יציאת המטען ודאו שיש לכם Commercial Invoice מסודר. החשבונית המסחרית היא אחד המסמכים המרכזיים בתהליך היבוא והשחרור.

בדקו ששם הספק ופרטי היבואן נכונים, שתיאור המוצרים ברור, שהכמויות תואמות להזמנה ושהערכים המופיעים במסמך נכונים.

אם קיימים מספר מוצרים שונים, ודאו שהם מופיעים בצורה ברורה ולא תחת תיאור כללי מדי. מסמכים מסודרים מהשלב הראשון יכולים לצמצם שאלות ותיקונים בהמשך.

אל תוציאו משלוח ללא Packing List מסודר

לצד החשבונית המסחרית, בקשו מהספק Packing List סופי. רשימת האריזה צריכה לשקף את המטען שיוצא בפועל ולא נתונים שניתנו לפני תחילת הייצור.

בדקו את מספר הקרטונים, הכמויות, המשקל והמידות. הנתונים צריכים להיות עקביים עם המידע שנמסר לחברת השילוח.

אם קיבלתם הצעת שילוח על בסיס 3 CBM ובפועל המטען הגיע ל-4.5 CBM, אל תופתעו אם המחיר ישתנה. לכן עדיף לבצע את ההשוואה הסופית על בסיס Packing List ונתוני אריזה עדכניים ככל האפשר.

האם ביצעתם בדיקת איכות לפני המשלוח?

אחרי שהסחורה עוזבת את המפעל, האפשרויות שלכם לטפל בבעיית איכות מצטמצמות משמעותית. לכן בעסקאות שבהן נדרשת בקרת איכות, כדאי לבצע אותה לפני אישור האיסוף.

הבדיקה יכולה לכלול כמות, מידות, חומרי גלם, צבע, גימור, פונקציונליות, אריזה וסימון בהתאם לסוג המוצר ולמפרט שסוכם.

ככל שההזמנה גדולה יותר וככל שהמוצר מורכב יותר, כך גדלה החשיבות של בדיקה מסודרת לפני השילוח. אם נמצאה בעיה, הרבה יותר פשוט לדרוש תיקון כאשר הסחורה עדיין אצל היצרן.

בדקו את דרישות היבוא לישראל לפני יציאת המטען

זו אחת הבדיקות שלא כדאי להשאיר לרגע האחרון. העובדה שספק בסין יכול לייצר ולייצא מוצר אינה אומרת שניתן לשחרר אותו בישראל ללא דרישות נוספות.

בהתאם למוצר עשויים להידרש אישורים, רישיונות, תקנים, סימונים או מסמכים נוספים. לכן בדיקת הרגולציה צריכה להתבצע עוד לפני ביצוע ההזמנה המסחרית, ובוודאי לפני שהמטען יוצא לדרך.

אם אינכם בטוחים בסיווג המוצר או בדרישות החלות עליו, מומלץ להעביר את המידע לסוכן המכס מראש. לא כדאי שהפעם הראשונה שבה נבדקת הדרישה תהיה לאחר שהסחורה כבר הגיעה לישראל וצוברת עלויות אחסנה.

ודאו שהצעת השילוח באמת כוללת את מה שאתם חושבים

מחיר שילוח נמוך אינו בהכרח הצעת השילוח הזולה ביותר. צריך להבין מה כלול במחיר ומה יחויב בנפרד.

בדקו האם ההצעה כוללת איסוף מהספק, הובלה פנימית בסין, טיפול ביצוא, מסמכים, הובלה ימית או אווירית, הוצאות יעד, טיפול בנמל או במסוף, שחרור ממכס והובלה לכתובת שלכם בישראל.

כאשר משווים בין מספר הצעות, שלחו לכולם בדיוק את אותם נתונים. אחרת אתם עלולים להשוות בין שירותים שונים ולבחור בהצעה שנראית זולה רק משום שחלק מהעלויות אינן כלולות בה.

בחרו את שיטת השילוח לפי המטען ולא לפי הרגל

לא כל הזמנה מסין צריכה להישלח באותה שיטה. משלוח קטן ודחוף יכול להתאים ל-Express, מטען מסחרי מסוים יכול להתאים לשילוח אווירי, והזמנה גדולה יותר עשויה להיות כלכלית יותר בשילוח ימי.

בשילוח ימי ניתן לבדוק LCL כאשר המטען חולק מכולה עם מטענים נוספים, או FCL כאשר משתמשים במכולה מלאה. ככל שנפח המטען גדל, כדאי להשוות בין האפשרויות ולא להניח מראש איזו מהן עדיפה.

ההחלטה צריכה לקחת בחשבון מחיר, נפח, משקל, דחיפות, זמני הובלה ועלויות נוספות לאורך הדרך.

רכשתם ממספר ספקים? בדקו אפשרות לאיחוד משלוחים

כאשר מזמינים מוצרים ממספר ספקים בעליבאבא, משלוח נפרד מכל מפעל עלול להיות יקר ולא יעיל. במקום זאת ניתן במקרים המתאימים להעביר את ההזמנות למחסן אחד בסין ולבצע Consolidation.

כך ניתן לרכז סחורה ממספר ספקים, לבדוק שהמשלוחים הגיעו ולתכנן שילוח בינלאומי משותף לישראל.

אבל גם כאן צריך לבצע חישוב. יש להביא בחשבון את עלויות ההובלה מכל ספק למחסן, אחסנה, טיפול ואיחוד הסחורה. המטרה היא לבדוק האם האיחוד באמת מפחית את העלות הכוללת ומשפר את השליטה במשלוח.

אל תשכחו לבדוק ביטוח מטען

לפני יציאת הסחורה בדקו האם קיים ביטוח מטען ומה בדיוק הוא מכסה. עצם העובדה שחברת שילוח מטפלת במטען אינה אומרת שכל נזק או אובדן מכוסים באופן מלא.

בדקו את תנאי הכיסוי, ערך הסחורה המבוטח, החרגות ומה נדרש מכם במקרה של תביעה. ככל שערך ההזמנה גבוה יותר, כך השאלה הזאת משמעותית יותר.

העבירו את המסמכים לסוכן המכס מראש

במשלוח מסחרי לא כדאי לחכות להגעת המטען לישראל כדי להתחיל להתעסק בשחרור. העבירו מראש לסוכן המכס את פרטי המוצר ואת המסמכים הרלוונטיים ובדקו האם חסר משהו.

זה מאפשר לזהות שאלות לגבי סיווג, אישורים או מסמכים כאשר עדיין יש זמן לקבל מידע נוסף מהספק.

חשוב גם להבדיל בין משלח בינלאומי לבין סוכן מכס. המשלח מטפל בתנועה הלוגיסטית של המטען, בעוד שסוכן המכס עוסק בהליכי השחרור והדיווח מול המכס בישראל. לעיתים אותו גוף מספק את שני השירותים, אך האחריות המקצועית בכל שלב שונה.

חשבו Landed Cost לפני שאתם מאשרים את השילוח

המחיר ששילמתם לספק הוא רק חלק מהעלות האמיתית של המוצר. כדי לדעת כמה המוצר באמת עולה לכם צריך לחשב Landed Cost.

החישוב צריך להביא בחשבון את מחיר הסחורה, הובלה בתוך סין, שילוח בינלאומי, ביטוח במידת הצורך, מכס ומסים בהתאם למוצר, הוצאות שחרור, עלויות נמל או מסוף והובלה בישראל.

לאחר מכן ניתן לחלק את העלות הכוללת במספר היחידות ולקבל תמונה טובה יותר של העלות האמיתית ליחידה.

זהו נתון חשוב במיוחד לפני הזמנה חוזרת. מוצר שנרכש במחיר נמוך מאוד מהמפעל לא בהכרח יהיה מוצר רווחי אם הוא תופס נפח גדול, דורש הובלה יקרה או כרוך בהוצאות שחרור משמעותיות.

צ׳קליסט מהיר לפני אישור האיסוף

• הסחורה מוכנה: כל הכמות הושלמה ונארזה.
• נתוני האריזה בידיכם: קרטונים, מידות, משקל ו-CBM.
• כתובת האיסוף מאומתת: כולל איש קשר וטלפון בסין.
• תנאי המכר ברורים: EXW, FOB או התנאי שסוכם בעסקה.
• Commercial Invoice: הפרטים, הכמויות והערכים נבדקו.
• Packing List: תואם למטען בפועל.
• בדיקת איכות: בוצעה במידת הצורך לפני שחרור הסחורה.
• דרישות היבוא נבדקו: אישורים, תקינה, סימון ומסמכים רלוונטיים.
• הצעת השילוח ברורה: ידוע מה כלול ומה מחויב בנפרד.
• שיטת השילוח נבחרה: ימי, אווירי או Express בהתאם למטען.
• איחוד משלוחים נבדק: כאשר קיימים מספר ספקים בסין.
• ביטוח המטען נבדק: כולל הכיסוי והחרגות.
• סוכן המכס קיבל מידע: המסמכים הועברו לבדיקה מוקדמת.
• Landed Cost חושב: אתם יודעים מהי העלות המשוערת של העסקה עד ישראל.

לא נותנים אישור שילוח רק כי הספק לוחץ

ספק שסיים את הייצור רוצה לפנות מקום במחסן ולקבל את יתרת התשלום, ולכן טבעי שהוא ירצה שהסחורה תצא במהירות. מבחינת היבואן, המטרה שונה: לוודא שהמטען יוצא רק כאשר המוצר, המסמכים והלוגיסטיקה מוכנים.

אם חסרים משקל ומידות סופיים, ה-Packing List עדיין לא מוכן, קיימת שאלה לגבי דרישות היבוא או שלא ברור מי אחראי על האיסוף – עדיף לפתור את הדברים כשהסחורה עדיין אצל הספק.

שילוח בינלאומי מספק בעליבאבא מתחיל הרבה לפני שהמטען עולה על אונייה או מטוס. ככל שתנהלו את המידע, המסמכים והעלויות בצורה מסודרת יותר לפני האיסוף, כך תוכלו לצמצם הפתעות ולהבין טוב יותר את העלות האמיתית של עסקת היבוא שלכם.